Die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg stellt Mitarbeitende und vor allem die Arbeit in Teams vor zusätzliche Herausforderungen. Die Anforderungen an Projekte verändern sich stetig und lassen oft keine Standardlösungen mehr zu. Wir können häufig nicht mehr alle Folgen vorhersehen, die unsere Entscheidungen nach sich ziehen. Das bedeutet: Wir müssen neue Faktoren berücksichtigen und haben dadurch zunehmend weniger Planungssicherheit. Wie können nun digitale Teams auf diese komplexen Herausforderungen reagieren, ohne dabei unkoordiniertem Projektmanagement zu verfallen? Die Antwort lautet: Agilität, denn klassische Methoden im Projektmanagement stoßen in der langfristigen Planung auf ihre Grenzen. Mehr zu den Vor- und Nachteilen digitaler Teams und erfolgreichen agilem Projektmanagement, erfahren Sie in diesem Artikel.
Vorteile digitaler Teams
Digitale Teams bezeichnen (kurzfristig) zusammenschließbare Teams für die agile Arbeit an speziellen Projekten. Agilität stellt für Unternehmen das neue Erfolgsrezept in der digitalen Transformation dar. Auf die zunehmende Komplexität und die Dynamik in den ständigen Veränderungen, die durch die digitale Transformation ausgelöst werden, finden Unternehmen keine Antwort mehr. Flexibilität, Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit müssen her, um diese Herausforderungen zu meistern. Genau das soll durch agile Methoden, Prinzipien und Werte erreicht werden. Digitale Teams arbeiten agil und haben dadurch gegenüber analogen Teams viele Vorteile.
- Schnellere dezentralisierte Entscheidungen werden in crossfunktionalen Teams (interdisziplinäre Zusammensetzung von Teams) getroffen
- Hohe Effektivität und Produktivität durch konzentrierte und fokussierte Arbeit an wenigen Aufgaben
- Erhöhter Zugriff auf Expertenwissen und personelle Ressourcen
- Nutzung der Vorteile kultureller Vielfalt, andere Meinungen, Sichtweisen und Kompetenzen sind eine Bereicherung
- Mut und Motivation zur Innovation
- Kundenzentrierung – der Kunde ist Teil des Teams und wird aktiv miteinbezogen
- Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Arbeit führen zu Lerneffekten und optimieren die Zusammenarbeit, als auch Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens
- Arbeit über verschiedene Standorte hinweg möglich
- Kostenersparnis durch wegfallende Reisekosten
- Zeitliche Unabhängigkeit durch selbstbestimmtes Arbeiten
Herausforderungen digitaler Teams
Diese virtuelle Zusammenstellung von Teams führt jedoch oftmals vor allem in den Anfangsphasen der Teamzusammensetzung zu Herausforderungen. Die digitale Kommunikation birgt die Gefahr von Missverständnissen durch die oftmals nicht vorhandene oder weniger stark ausgeprägte nonverbale Kommunikation. Auch können wichtige Informationen untergehen, wenn es keine einheitlichen Regelungen zu den verwendeten Kommunikationstools gibt. Mit der Möglichkeit der standortübergreifenden Zusammenstellung von digitalen Teams ist die Zusammensetzung der Teammitglieder oftmals interkulturell geprägt. So werden generell die Schwierigkeiten der digitalen Kommunikation auf ein weiteres Level gehoben und führen dann noch zu kulturellen Missverständnissen. Alle diese Faktoren können dazu führen, dass digitale Teams gar nicht funktionieren oder nur problembelastet sind. Wie entgeht man diesen Problemen im besten Fall? Wie sollten sich digitale Teams organisieren und aufstellen?
Agiles Projektmanagement als Antwort auf Komplexität
Um den Herausforderungen digitaler Teams entgegenzuwirken hat sich das agile Projektmanagement in der Arbeit mit digitalen Teams als erfolgreich bewährt. Denn wir können flexibel, schnell und angepasst auf veränderte Situationen reagieren. Die komplexe Organisation großer Projekte in digitalen Teams lässt sich beispielsweise durch kleinteilige Schritte vereinfachen. Dadurch können digitale Teams schneller auf Veränderungen reagieren. Diese neuen Formen des Projektmanagements punkten mit Transparenz. Digitale Tools schaffen einen dezentralisierten Ort, um digitale Teams zu vernetzen und Projekte digital sichtbar zu machen. Absprachen zum Projektstand, bieten ein vorzeitiges Erkennen von Problemen. Kurze „Sprints“, wie sie aus Scrum (eine agile Technik zur Koordination von Teams) bekannt sind, das sind 15-30-minütige tägliche Meetings, zeigen den aktuellen Arbeitsstand des Projekts auf und liefern neue Erkenntnisse zur weiteren Projektplanung. Durch diese beispielhaft dargestellten Arbeitsmethoden sind Werkzeuge des agilen Arbeitens. Sie können die Komplexität der Aufgaben erleichtern und die Entscheidungsfindung verkürzen.
Charakteristika agilen Arbeitens
Agilität bedeutet, flexibel und proaktiv auf Veränderungen zu reagieren. In einem Unternehmensumfeld wird die Verantwortung vom Management auf die Arbeitsteams übertragen. Diese Teams sind für ihre Handlungen verantwortlich. Kontrolle durch Führung – Fehlanzeige! Flache Hierarchien sind notwendig, um agile Arbeitsweisen umsetzen zu können. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Charakteristika, die agiles Arbeiten ausmachen:
- Feedbackkultur: Review- und Feedback-Formate sorgen in einem agilen Team für Vertrauen und gegenseitigen Respekt. Dabei wird nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch mit Geschäftsführern, Partnern und Kunden hierarchieübergreifend regelmäßiges Feedback eingeholt und gegeben. All das fördert die Weiterentwicklung des Teams und gibt neue Perspektiven und Denkanstöße, um Stärken auszubauen und Schwächen zu verbessern.
- Fehler- und Lernkultur: Eine gute Fehlerkultur ist Voraussetzung fürs Lernen. Denn durch das Machen von Fehlern lernen wir dazu. Mitarbeitende sollten keine Angst davor haben, für Fehler bestraft zu werden, ein konstruktiver Umgang ist essenziell. Dabei ist es wichtig, ob Fehler systematisch sind oder zufällig passieren. Durch Fehleranalysen müssen somit Leitlinien erstellt werden, wie im Nachhinein mit diesen umgegangen wird, um daraus für die Zukunft lernen zu können und sie ggf. zu verhindern.
- Effizienz und Schnelligkeit: Einen Mehrwert bieten agile Tools, die das Tracking und den Stand von Arbeitspaketen transparent für alle darstellen. Die Sichtbarmachung von Projektstand und den zu erledigenden Aufgaben, schaffen dadurch mehr Effizienz durch Transparenz. Entscheidungen sind schneller getroffen.
- Klarer Fokus auf kleine Arbeitspakete: Das Zerlegen von großen komplexen Aufgaben in kleinteilige Arbeitspakete, bietet einen klaren Vorteil, denn sie setzen einen klaren Fokus auf unsere Arbeit.
- Kurze Dokumentation: Durch die klare Sichtbarmachung des Projektes in digitaler Form, ist eine präzise Dokumentation nicht mehr notwendig.
Die vier wichtigsten Themenfelder der digitalen Transformation
Digitale Teams gehören zu den vier wichtigsten Themenfeldern der digitalen Transformation. Lesen Sie mehr dazu in unseren Beiträgen:
- Vernetztes Arbeiten
- Digitale Teams
- Digital Leadership
- Kommunikation 4.0
