Die Geschäftskommunikation entwickelt sich technisch im Laufe der Digitalisierung immer weiter. Neue Werkzeuge erweitern den Markt und machen die Kommunikation besser, effizienter und schneller. Aber auch neue Herausforderungen stehen vielen Unternehmen immer wieder im Weg. Digitale Kommunikation funktioniert eben anders als alles Analoge was wir kennen. Doch hat man erst einmal den Bogen raus und beachtet die Regeln für die Nutzung diverser Kommunikationskanäle, dann klappt’s meist sehr gut. So kann eine digitalisierte Kommunikation viele Vorteile mit sich bringen und unsere Arbeit sowie den Austausch transparenter und effizienter machen. Unter dem Begriff Kommunikation 4.0 werden nun die Veränderungen, wie sie aktuell in vielen Unternehmen auf unterschiedlichen Kanälen in Gebrauch sind, zusammengefasst.
Veränderungen durch Digitalisierung zur Kommunikation 4.0
Grundsätzlich zählen folgende Aspekte zu den wichtigsten Veränderungen im Zuge der Digitalisierung:
- Wir werden flexibler in der Wahl synchroner oder asynchroner Kommunikationsmittel.
- In sozialen Medien und Netzwerken werden Empfänger zunehmend auch zu Sendern.
- Unbewusste Kommunikation – insbesondere mit Maschinen – nimmt zu.
- In der sogenannten Multi-Channel-Umgebung sind wir fast ständig erreichbar.
Diese Veränderungen wirken sich auch auf die Arbeitswelt und unsere Zusammenarbeit aus. Denn Kommunikation ist bekanntermaßen die Grundlage jeder Zusammenarbeit. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, welche Folgen die Digitalisierung für unsere Gesellschaft und unsere Arbeitswelt hat. Für Organisationen und Individuen bedeutet Digitalisierung eine Zunahme an flexibler Zusammenarbeit. Seit Corona wissen wir, dass wir uns nicht mehr im selben Raum befinden müssen, um effizient kommunizieren zu können. Mehr noch: Digitale Kommunikation innerhalb von Organisationen ermöglicht und fördert die gemeinsame und dezentrale Zusammenarbeit in Projekten und Prozessen über verschiedene Standorte und verschiedene Zeitzonen.
Herausforderungen der digitalen Kommunikation meistern
Oftmals wird es jedoch unübersichtlich, wenn zu viele Kommunikationskanäle vorhanden sind. Man hat die Qual der Wahl: Soll man jetzt eine E-Mail verfassen, wäre ein kurzes Online-Meeting besser oder reicht im Zweifelsfall doch das kurze Telefonat aus? Was man in solchen verwirrenden Situationen zuerst beachten sollte: Der Kommunikationszweck bestimmt das Format! So ist ein Mitarbeitergespräch zu Gehaltsverhandlungen besser in einem „analogen“ Gespräch aufgehoben als in einer Videokonferenz. Mimik und Gestik sind in manchen Fällen eben besonders wichtig – in einem Online-Format funktioniert das eben weniger gut. Dafür funktionieren die digitalen Kommunikationswege viel besser, wenn es um die Dokumentation besprochener Ziele oder Aufgaben in einem Projekt geht. Es kommt also immer auf das Ziel an, welches man verfolgt. So löst man Kommunikationsbarrieren auf und schafft Leitlinien für eine funktionierende Teamkommunikation.
Regeln helfen in der Kommunikation
Menschen, vor allem wenn sie schon lange in einem Unternehmen arbeiten, nehmen gewisse Gewohnheiten an und können sie meist schwer ablegen. Kommen neue Kommunikationskanäle dazu, werden oft trotzdem die alten „gut bewährten“ – wie die E-Mail oder das Telefon genutzt – zum Leidwesen der anderen. Eine gute Lösung, um die Kommunikation einheitlich und strukturiert anzugehen, ist ein Regelkatalog für die Nutzung digitaler Kommunikationstools. So vermeidet man Doppelstrukturen oder das typische: „Habe ich nicht gelesen, ich war seit 2 Tagen nicht angemeldet bei Slack“. Führt man klare Regeln wie An- und Abwesenheitsnotizen ein und motiviert zur Nutzung der richtigen Kanäle, funktioniert die digitale und sogar die analoge Kommunikation deutlich besser. Welches Tool das richtige für das Team oder das Unternehmen ist, muss gemeinsam entschieden, ausprobiert und evaluiert werden. Einen Königsweg gibt es dabei nicht. Achtung: Jeder muss die Tools bedienen können. Schulungen sind deshalb unumgänglich, vor allem bei der Einführung neuer Kommunikationskanäle.
Erfolgsfaktoren für digitale Kommunikation
Hier nochmal die Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Nutzung digitaler Kommunikationskanäle auf einen Blick:
- Einheitliche Regeln für die Verwendung digitaler Kommunikationskanäle
- Die Auswahl der Werkzeuge muss zum Team passen
- Schulung/Training: Alle Teammitglieder müssen die Werkzeuge bedienen können
- Informationsbarrieren identifizieren und auflösen
- Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion
- Regelmäßige Evaluation der digitalen Zusammenarbeit (Mitarbeiterbefragungen, Diskussion auf Team-Ebene)
Die vier wichtigsten Themenfelder der digitalen Kommunikation
Kommunikation 4.0 zählt zu den vier wichtigsten Themenfeldern der digitalen Transformation. Wenn Sie noch mehr über die anderen Themenfelder erfahren möchten, können Sie hier nachlesen:
