Die Kommunikation im Unternehmen ist überlebenswichtig – egal ob es sich um die externe oder interne Kommunikation handelt. In diesem Beitrag möchten wir auf erfolgreiche interne Kommunikation eingehen, denn die trägt entscheidend zur Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation bei. Zufriedene und motivierte Mitarbeitende entwickeln eine deutlich größere Loyalität zum Unternehmen. Klar, identifizieren sich Mitarbeitende eher mit dem Unternehmen, sind leistungsbereiter und tragen positiv zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Insbesondere Führungskräfte stehen regelmäßig vor der Frage, wie sie die interne Kommunikation verbessern können. Typische Fehler stellen sie hingegen immer wieder vor neue Herausforderungen. Welche Fehler Führungskräfte in der Kommunikation immer wieder machen und wie mögliche Lösungswege aussehen, möchten wir in diesem Artikel thematisieren.
Herausforderungen der internen Kommunikation
Viele Führungskräfte und Mitarbeitende haben bereits ein gutes Gefühl für die Kommunikation mit ihren Kolleginnen und Kollegen entwickelt und beweisen ihre Kompetenzen – das Resultat ist eine offene und gut funktionierende interne Kommunikation. Die wichtigsten Funktionen interner Kommunikation haben wir einmal zusammengefasst:
- Informationsaustausch
- Informationsverarbeitung
- Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe
- Wissensaustausch
- Mitarbeitermotivation
- Mitarbeiterbindung
Auf operativer Ebene wird versucht, Kommunikationswege strukturiert im Unternehmen aufzubauen und klare Regeln zu schaffen, um etwa organisatorische Abläufe sicherzustellen. Denn Regeln sind wichtig, um Chaos zu vermeiden, wenn mehrere unterschiedliche Kanäle für die interne Kommunikation genutzt werden können. Herausforderung: Wer sich nicht an die Regeln hält, der bringt die Kommunikation durcheinander und dann wird’s problematisch. Eine Führungskraft hat einen großen Anteil an der Sicherstellung einer guten und transparenten Kommunikation im Team. Abweichungen von der Regel zu korrigieren, genau das ist die Aufgabe der Führungskraft.
Rolle der Führungskraft
Die Rolle der Führungskraft sollte in der internen Kommunikation nicht unterschätzt werden, auch wenn man die Mitarbeitenden nicht von ihrer Verantwortung freisprechen kann. Trotzdem laufen die Fäden in den Händen der Führungskraft zusammen. Sie sorgt nicht nur dafür, dass es Informationskanäle und -medien gibt, sondern kann auch Regeln aufstellen und diese überwachen. Damit ist schon mal die Grundlage geschaffen. Das Wichtigste ist dabei, dass sich nicht nur alle Mitarbeitenden an die Regeln halten, sondern auch die Führungskraft selbst. Bringt diese nämlich die Kanäle durcheinander bzw. umgeht sie aus „Zeitdruck“ oder anderen vorgeschobenen Ausreden, so werden einige Mitarbeitende auch nicht zögern dies nachzuahmen. Die Führungskraft fungiert in der Kommunikation also nicht nur als „Wegweiser“ und „Controller“ sondern auch als Vorbild. Genau an dieser Stelle ist das Risiko für Führungskräfte zu scheitern, enorm hoch. Aber auch andere Fehler können schnell Unruhe in der internen Kommunikation hervorrufen oder ihr gar zum Verhängnis werden.
Typische Fehler
Typische Fehler schleichen sich bewusst oder unbewusst immer wieder in der internen Kommunikation ein. Zwar sind die Führungskräfte nicht immer die Ursache dafür, aber „immer öfter“ wie einige Beispiele verdeutlichen:
- Veraltete Kommunikationsregeln krampfhaft weiterverfolgen
- Kein Feedback des Teams einholen
- Feedback des Teams ignorieren
- Zu wenige Möglichkeiten und Formate des Austauschs schaffen
- Informationsflut ignorieren oder sogar fördern
- Keine transparente Kommunikation, zu spät informieren
Lösungsmöglichkeiten
Grundsatz: Keine Fehlerbeschreibung ohne Lösungsmöglichkeiten anzubieten. Denn der Fokus auf den Fehler, lässt ihn meist nicht verschwinden. Aus Fehlern lernt man und sollte diese deshalb als Chance nutzen, sie zukünftig zu vermeiden. Das funktioniert bei strukturellen Fehlern ziemlich gut, also bei denen, die immer wieder vorkommen und dieselbe Quelle haben. Zufällig auftretende Fehler zu managen wird hingegen schwierig, da es dazu keine Erfahrungswerte gibt. Die vorhin aufgezählten Fehler zählen jedoch zu den strukturellen und können allein deshalb schon im Vorfeld vermieden werden. Eine kleine Auswahl an hilfreichen Tipps dazu:
- Kommunikationsregeln gemeinsam im Team festlegen
- Begrenzte Toolauswahl nutzen
- Regelmäßig Feedback einholen und auswerten
- Neben digitalen Tools auch Präsenz-Austauschformate schaffen
- Genügend Austauschmöglichkeiten schaffen (Achtung: Nicht zu wenige, aber auch nicht zu viele)
- Informationsflut stoppen, relevante Informationen highlighten
- Transparenz in der Kommunikation schaffen (Probleme offen und ehrlich ansprechen, Aktuelles berichten)
- Vorbildfunktion einnehmen
Fazit
Achtung, die Schlussfolgerung bedeutet jetzt nicht, mit dem Finger auf diejenigen zu zeigen, die die interne Kommunikation stören, sie quasi „auf frischer Tat zu ertappen“. Es geht vielmehr darum, die eigenen Verhaltensweisen zu reflektieren, ggf. im Team zu besprechen und damit die ersten Verhaltensänderungen auszulösen. Es geht darum, einfach zukünftige Fehler zu vermeiden. Sich der eigenen Fehler bewusst zu werden, ist natürlich obligatorisch. Führungskräfte haben dabei eine wichtige Aufgabe, denn sie sind diejenigen, die den Informationsaustausch im Team steuern können und auch reflektiert „kontrollieren“ müssen. „Kontrolliert“ werden die Effektivität und Effizienz der Kommunikation, nicht deren Inhalt – zumindest nicht in diesem Zusammenhang. Ganz wichtig bleibt neben der Funktion des Wegweisers auch die Vorbildfunktion. Andererseits können Verhaltensweisen, die den geltenden Kommunikationsregeln widersprechen ein Hinweis auf Ineffizienz oder Ineffektivität der Kommunikation sein. Gemeinsam erstellte Regeln sind nur dann sinnvoll, wenn sie auch für alle funktionieren und effektiv sowie effizient sind.
