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Transparenz in Unternehmen

Transparenz in Unternehmen

Der erfolgreiche digitale Wandel eines Unternehmens steht stets in engem Zusammenhang mit der Unternehmenskultur. Denn Unternehmenskultur ist gelebte Unternehmensidentität, daher betrachten wir sie als einen der fünf Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation.

Die Gründe des Managements für eine Veränderung der Unternehmenskultur: Mehr gegenseitiges Vertrauen, weniger Kontrolle, das Ausprobieren von Neuem, alle sollen Verantwortung übernehmen und nicht zuletzt gute Entscheidungen treffen können. Die Arbeit zur Entwicklung einer modernen Unternehmenskultur findet dabei auf zwei Ebenen statt: Bei Führungskräften und Mitarbeitern. Was aber dabei immer wieder auffällt: Früher oder später stößt man auf eine Intransparenz des Unternehmens. Dies bedeutet etwa: unklare Strukturen und Prozesse, die oft historisch gewachsen sind.

Verstehen, was Transparenz ist

  1. Ziele, Werte, Zweck

Ziele: Inkonsistenz im Handeln kostet Unternehmen oft eine Menge Geld, weil Zeit und Geld aufgewendet werden und nicht selten wertvolle Mitarbeiter „das Handtuch werfen“. Ein klares Verständnis über Ziele und Wege ermöglicht es, mehr Verantwortung an das Team zu delegieren und starke horizontale Bindungen aufzubauen. Und das ist gar nicht weit von der Selbstverwaltung entfernt.

Wenn Zielvereinbarung in Ihrem Unternehmen üblich sind und auch kommuniziert werden, dann ist das bereits ein wichtiger Schritt. Ein weiterer sollte überprüft werden: Kann jeder Mitarbeiter jederzeit die Unternehmensziele einsehen, seine Prioritäten überprüfen, sich in der Diskussion mit einem Kollegen darauf verlassen oder den Erfolg seines Beitrags zur Zielerreichung bewerten?

Zweck: Wenn Ziele und Werte für die Arbeit selbstverständlich geworden sind, dann widmen wir uns dem Zweck. Er ist die Antwort auf die Frage: Warum brauchen wir unser Unternehmen? Was passiert, wenn es uns nicht gibt? Dies ist ein wichtiges Werkzeug, um Entscheidungen zu treffen, neue Produkte zu entwickeln und die Wirksamkeit der unternommenen Anstrengungen zu bewerten. Ein transparentes und einheitliches Verständnis dieses Themas eint das Team deutlich.

  1. Wertschöpfungskette

Welchen Mehrwert bringt Ihr Unternehmen dem Kunden? Wer und zu welchem Zeitpunkt ist an der Erstellung dieses Produkts oder dieser Dienstleistung beteiligt? Verstehen alle Mitarbeiter, für welches Gesamtergebnis sie arbeiten?

In Unternehmen stößt man häufig auf ein solches Problem. Jede Abteilung erfüllt ihre Aufgaben, ohne darüber nachzudenken, wie sich ihre Aufgaben auf den Gesamtprozess der Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung im Unternehmen auswirken.

Was bringt das?

Um die Vernetzung aller Prozesse nicht aus den Augen zu verlieren, ist die Betrachtung der Wertschöpfungskette im Unternehmen ratsam.

  • Verständigung aller über eine gemeinsame Sache und ein gemeinsames Ziel.
  • Schafft das Bewusstsein aller über ihre Rolle im Gesamtprozess: Wo beteilige ich mich? Von wem bekomme ich Input? Wohin schicke ich es als nächstes?
  • Ich weiß genau, an wen ich mich mit Feedback wenden muss, ich kann es schnell und unabhängig tun, ohne andere einzubeziehen und ohne den Prozess zu verlangsamen.
  • Ständiger Fokus auf die Bedeutung der Funktionen: Warum bin ich in diesen Prozessschritt involviert? Wie kann ich dazu beitragen, es für mich und andere einfacher oder besser zu machen?

Ideal ist es, sich mit dem Team zusammenzusetzen und Ihre Produktentstehungskette Schritt für Schritt zu beschreiben – in Miro-Boards oder auf Post-its. Wichtig: Vergessen Sie nicht, es später an alle im Unternehmen zu kommunizieren.

  1. Gemeinsames Aufgaben- und Projektfeld

Die Produktivität eines Teams hängt weitgehend davon ab, wie es Aufgaben und Projekte verwaltet. Transparenz in dieser Angelegenheit erleichtert die Interaktion erheblich. Glücklicherweise gibt es eine gefühlte Million an Tools und Ansätzen, um alles „cool“ und nützlich zu organisieren. Damit einhergehend stellt sich die Frage: Wie sind diese unzähligen Tools zu verstehen und welches davon hilft Ihnen wirklich?

Dazu ist es wichtig, zwei Fragen zu beantworten:

  • Wie detailliert und warum müssen Sie Aufgaben und Projekte im Allgemeinen überwachen?
  • Welche Tools werden in Ihrer Unternehmenskultur Fuß fassen können? Und wirklich helfen, Ihr Unternehmen zu entwickeln?

Entscheidend ist, dass Sie Methoden und Tools wählen, die zur Kultur Ihres Unternehmens passen. Ferner ist es unabdingbar für Sie die Aufgaben zu überwachen.

  1. Verantwortungsbereiche

Verantwortungsbereiche beantworten eine oft ungeklärte Frage in Unternehmen: Wer ist wofür wirklich verantwortlich?

Warum das Klären von Verantwortungsbereichen sinnvoll ist:

  • Sie als Führungskraft führen oft ein Mikromanagement durch
  • Mitarbeiter versuchen oft, Verantwortung abzugeben
  • Fällt die Entscheidung nicht von oben, braucht das Team oft sehr lange, um sie zu treffen
  • Es gibt ein Gefühl der mangelnden Initiative der Mitarbeiter, Gleichgültigkeit herrscht vor

Was bedeutet das Klären von Zuständigkeitsbereichen und Verantwortungen?

  • Jederzeit ist transparent ersichtlich, wer welche Aufgabe übernehmen soll
  • Es ist offensichtlich, wenn der Verantwortungsbereich niemandem zugeordnet ist und man kann den Verantwortlichen schnell ausfindig machen
  • Wenn die Verantwortung klar auf die Personen verteilt ist, muss die Führungskraft nicht tief in die Prozesse eintauchen, die Kontrolle von Eckpunkten reicht in der Regel
  • Statt Entscheidungen im Konsens oder nach dem Prinzip „wer ist der Lauteste“ zu treffen, trifft die Entscheidung derjenige, in dessen Verantwortungsbereich eine bestimmte Aufgabe fällt. Das Motto: Ich entscheide, ich tue, ich verantworte.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es bei Verantwortungsbereichen nicht um Stellenbeschreibungen und Standards geht, sondern um einen gemeinsamen Raum, der allen zur Verfügung steht, beispielsweise in einem Trello-Board oder einer anderen Software-Lösung. Jeder Mitarbeiter kann dort problemlos einsteigen. Und wenn sich die Situation im Unternehmen ändert, kann jeder nach einem klaren Algorithmus Änderungen an den Verantwortungsbereichen vornehmen.

Um die Verantwortungsbereiche zu beschreiben, ist es wichtig, einige Fragen zu beantworten:

  • Was ist der Verantwortungsbereich?
  • Wer ist dafür verantwortlich?
  • Welche Hauptaufgaben hat er zu erfüllen?

Nach diesem Schema können Sie sowohl einzelne Unternehmensbereiche als auch das gesamte Unternehmen beschreiben.

  1. Interaktionsregeln

Ist das schon genug Transparenz? Nein, wir müssen auch miteinander kommunizieren. Jeder „Fehler“ oder jede „Ungereimtheit“ in der Kommunikation, auf die Sie im Unternehmen stoßen, kann behoben werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art von Fehler es sich handelt: in einem Geschäftsprozess, in einer Aufgabenstellung oder in der persönlichen Kommunikation.

Wichtig: Vereinbarungen formulieren: Wann sollten Vereinbarungen beschlossen werden?

  • Nach aufgetretenen Fehlern, wenn ein hohes Wiederholungsrisiko besteht.
  • Wenn Beteiligten erkennbar ist, dass es für alle einfacher ist, sich auf eine Regel zu einigen.

So funktionieren Vereinbarungen:

  • Die Formulierung sollte einfach und klar sein.
  • Jeder Mitarbeiter, der von der Regel betroffen ist, muss eine Möglichkeit haben, die Vereinbarung ggf. zu ändern oder abzuschaffen.
  • Die Kollegen müssen bereit sein, auf Verstöße zu reagieren.
  • Es sollte jedem klar sein, wo die Vereinbarung für alle zugänglich hinterlegt ist.

Jetzt ist es an der Zeit, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und eine Liste mit Fehlern aufzustellen, die ständig wieder auftreten und allen Energie rauben. Für jeden dieser Fehler muss Regel erarbeitet werden, die hilft, ihn in Zukunft zu vermeiden und auf alle Beteiligten eingeht. Vergessen Sie nicht, die Rolle des Moderators in einem solchen Meeting hervorzuheben – es wird das Leben aller Beteiligten einfacher machen!

  1. Kommunikationskanäle

Hier sind die wichtigsten kommunikationsbezogenen Probleme:

  • Nicht jeder erhält alle wichtigen Informationen
  • Chats gibt es wie Sand am Meer
  • Ich schicke eine Chatnachricht, der Empfänger wartet aber auf eine E-Mail und umgekehrt
  • Jeder ist einverstanden, aber womit – das ist dann sehr schwierig herauszufinden
  • Es ist nicht immer klar, warum ich in einem Meeting oder Chat bin

Die meisten dieser Probleme haben einen Ursprung: Es gibt kein klares Verständnis dafür, wo, wie und vor allem warum wir kommunizieren.

Wofür?

Wir empfehlen so oft wie möglich die Frage nach dem „Warum“ zu beantworten. Wenn klar ist, welche Aufgaben der Kommunikationskanal löst, gibt es keinen zusätzlichen Chat, kein nutzloses Meeting oder keine zusätzlichen Teilnehmer. Alle bewegen sich synchron auf das gleiche Ziel zu.

Wo?

Messenger oder Mail? Oder gar ein Treffen? Wenn wir klar verstehen, wo wir etwas fragen / schreiben / finden können und ein Ergebnis erhalten, dann ist es viel einfacher, Ziele zu erreichen. Es wird keine Situation mehr geben, in der niemand antworten wird. Informationen gehen nicht verloren, Kommunikationswege sind klar.

Wie?

Eine interessante Frage, die Sie dazu anregen soll, über die Regeln der Kommunikation nachzudenken. Normalerweise hat jedes Unternehmen allgemeine Regeln für die Kommunikation festgelegt, aber es ist wichtig, diese von Kanal zu Kanal zu klären. Dann senden sie keine Sprachnachricht in Teams, sie erhalten keinen Brief ohne Betreff in der E-Mail, und es wird eine Tagesordnung und einen Moderator bei Sitzungen geben.

Finden Sie sich als Team zusammen, setzen Sie ein Zeichen, wo Sie diese Fragen beantworten können, analysieren Sie Ihre Probleme und finden Sie Lösungen dafür. Sie können dem Team natürlich einen vorgefertigten Vorschlag unterbreiten, aber wenn eine Lösung gefunden wird, die vom Team selbst erarbeitet wurde, löst sich das Problem meist von selbst.

  1. Wissensmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie haben im Unternehmen gemeinsame Ziele und Werte formuliert, eine Produktkette aufgebaut. Mehr noch: Jedes Team weiß über seine Aufgaben und Projekte Bescheid, Verantwortungsbereiche sind beschrieben und es gibt last but not least klare Regeln für Interaktion und Kommunikationswege.

Aber noch eine Frage: zum Schluss: Wohin damit den Informationen, so dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit alles schnell findet? Wie vermitteln Sie Neuankömmlingen, wo sie suchen müssen? Wie lassen sich Chaos, Duplizierung und Alterung von Informationen vermeiden?

Transparenz bedeutet in diesem Fall “Company Knowledge Base” oder „Wissensmanagement“.

Es ist nicht nur ein leistungsstarkes Tool zur Aufrechterhaltung der Transparenz, sondern auch ein unschätzbares Archiv, das Ihr Unternehmen Jahr für Jahr generiert. Und ja, oft handelt es sich um sehr große Datensätze, daher ist es äußerst wichtig, sie strukturiert und geordnet zu halten.

Das ist wichtig:

  • Wählen Sie einen Verantwortlichen für die Wissensdatenbank
  • Erstellen Sie eine Übersicht aller Informationen, über die Ihr Unternehmen derzeit verfügt. Es ist in Ordnung, wenn es nicht zentral, sondern an verschiedenen Orten liegt.
  • Machen Sie die Übersicht anklickbar und einigen Sie sich darauf, wo sie platziert werden soll. Es ist das interaktive Inhaltsverzeichnis für jede Person die die Wissensdatenbank, nutzen möchte.
  • Verantwortung für Informationsblöcke zuweisen. Beispielsweise können Buchhalter für Konten verantwortlich sein, jeder Mitarbeiter kann für persönliche Mitarbeiterkarten verantwortlich sein und so weiter. Was in keinen Verantwortungsbereich fällt, wird standardmäßig vom Verantwortlichen der Wissensdatenbank verwaltet.
  • einigen Sie sich auf die Regeln für Änderungen an der Datenbank. Wer fügt Dateien hinzu? Mit welchen Namen? Wer kann Änderungen an bereits bestehenden Dateien vornehmen? Fügen Sie Regeln für die Nutzung der Wissensdatenbank ein.

Dieser Teil des Jobs ist meist recht langweilig, hat aber schon unzähligen Unternehmen das Leben erleichtert. Hier beginnt echte Transparenz, die unweigerlich zu Effizienzsteigerungen führt.

Dies ist der letzte Schritt auf dem Weg zur „Transparenz“ eines Unternehmens – allerdings haben diese sieben Punkte keine strenge Reihenfolge. Wir empfehlen, mit dem zu beginnen, was am meisten „weh tut“, und so schnell vorzugehen, dass Ihr Team dem Wort „Transparenz“ nicht überdrüssig wird. Und wenn es mal nicht so läuft? Kurze Pause, tief durchzuatmen und mit etwas geringerer Geschwindigkeit weitermachen.

One more thing

Wir glauben, dass Transparenz für ausnahmslos alle Unternehmen notwendig ist, egal vor welchen Herausforderungen Sie stehen. Wir glauben auch, dass Sie alle Punkte, die wir hier beschrieben haben, umsetzen können. Und wenn Sie Fragen haben, können Sie uns auf einem der Kommunikationswege anschreiben – wir beraten Sie gern zu diesem Thema.

Und noch mehr: wir gehen mit Ihnen nicht nur jeden einzelnen Punkt der Unternehmenskultur durch, sondern erklären, wie die einzelnen Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation funktionieren und was noch wichtiger ist, wie sie zusammenhängen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, laden Sie unseren kostenfreien Whitepaper herunter.

Ja, die digitale Transformation ist eine große Herausforderung – insbesondere für Unternehmen und Organisationen, die „das schon immer so gemacht haben“. Lassen Sie uns gemeinsam Dinge hinterfragen.

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