Es gibt viele Mythen um hybride Veranstaltungen, angefangen bei den Möglichkeiten ihrer Organisation, über Kosten und Methoden bis hin zu den Fragen wie man die Aufmerksamkeit des Publikums am besten gewinnen kann.
Seit 2020 suchen Veranstaltungsprofis nach dem idealen Format, um hybrid mit dem Publikum zu interagieren. Aber der Weg dorthin hat sich nicht besonderes einfach gestaltet, denn die eigentliche Definition eines hybriden Events ist erst vor relativ kurzer Zeit entstanden. In unserem heutigen Artikel gehen wir auf die wesentlichen Vor- und Nachteile von hybriden Events ein.
Das Konzept eines hybriden Events besteht in der sinnvollen Kombination eines Live- und eines parallel laufenden virtuellen Events. Die größte Herausforderung für Veranstalter besteht darin, Wege zu finden, wie diese beiden Räume interagieren, kommunizieren und sich überschneiden können, um produktive Treffen der Teilnehmenden online und persönlich zu ermöglichen.
Vorteile von hybriden Events
- Grenzenlose Innovationen
Der Vorteil: Sie haben nicht mehr nur die Auswahl zwischen live oder virtuell. Das Gute an hybriden Events ist, dass Sie das Beste aus der Onlinewelt und den Präsenzveranstaltungen verwenden können. Mittlerweile sind Veranstaltungsplaner sehr versiert darin, grandiose Erlebnisse für das Publikum sowohl online als auch offline zu schaffen.
Experimentieren Sie und seien Sie mutig. Denn die Teilnehmenden schätzen jetzt mehr denn je die unternommenen Anstrengungen, um eine der wahrscheinlich schwierigsten Phasen der Veranstaltungsbranche zu überstehen.
- Mehr Reichweite und Offenheit
Hybride Events sind eine großartige Möglichkeit, ein globales Publikum anzusprechen. Wer bisher Schwierigkeiten hatte, in ein Flugzeug zu steigen und gar über den Ozean zu fliegen, kann jetzt an Veranstaltungen auf der anderen Seite der Welt problemlos und ressourcenschonend teilnehmen.
Die deutlich größere Chance hervorragende global operierende Referenten und ein breiteres Publikum zu haben, ist auch nicht uninteressant für zahlungskräftige Sponsoren. Die qualitativ hochwertigen Inhalte und die Hybridität ziehen Teilnehmer aus der ganzen Welt an. Für Sponsoren bedeutet dies mehr Reichweite als sie jemals bei Präsenz-Events erwarten könnten.
- Nachhaltigkeit und reduzierte Umweltbelastung
Die geringere Zahl an Menschen, die um die Welt fliegen, hat dramatische Auswirkungen auf die Umwelt und könnte möglicherweise dazu beitragen, den Klimawandel zu stoppen. Die hybriden Events sind dabei ein guter Kompromiss: Sie ermutigen das Publikum, zusammenzukommen, ohne einen Flieger zu besteigen.
In Zukunft werden Personen vor Ort eher persönlich an Veranstaltungen teilnehmen, während ein globales Publikum online teilnehmen kann. Dies reduziert die Umweltauswirkungen insbesondere von Großveranstaltungen erheblich und stellt aber die Konzeptentwickler vor die Herausforderung, lokales und globales Publikum optimal und vor allem interaktiv zu verbinden.
- Daten, Daten, Daten
Es ist kein Geheimnis, dass es viel einfacher ist, das Kundenverhalten zu verfolgen und Kundenfeedback online einzuholen. Bei virtuellen und hybriden Events nutzt die Veranstaltungsbranche Daten, die anderen Branchen längst zur Verfügung stehen. Sie finden unzählige Informationen über die Demografie Ihres Publikums, welche Inhalte am besten funktioniert haben, wann und wie Teilnehmer untereinander interagiert haben und wie die Öffentlichkeit mit bestimmten Inhalten, einschließlich gesponserten Inhalten, umgeht, die nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Sponsoren von unschätzbarem Wert sind. Wenn Sie lernen, Daten auf eine Weise zu sammeln, die für die Teilnehmenden nicht aufdringlich wirkt, und sie dann richtig interpretieren, haben Sie eine klarere Vorstellung davon, wie die Veranstaltung verbessert werden kann. Dieser Prozess mag kompliziert erscheinen, diese Fähigkeit in einer zunehmend digitalen Zukunft zu beherrschen, wird für die Veranstalter aber zur Pflicht.
Nachteile von hybriden Events
- Mehr Arbeit
Eine hybride Veranstaltung erfordert, dass Sie Elemente der Veranstaltung hinzufügen, die die Online-Teilnahme genauso interessant macht wie die persönliche. Etwa, wenn es darum geht eine 3D-Darstellung eines Raums zu entwickeln oder Tools und Apps zu verwenden, die die Interaktion zwischen den Teilnehmern erleichtern.
Sie müssen Zeit und Ressourcen für die Entwicklung aufwenden. Dazu sollten Sie Ihr Team schulen oder neue, technisch versierte, Teammitglieder einstellen. Nur so können Sie sicherzustellen, dass die virtuelle Veranstaltung reibungslos abläuft. Es ist ein anderer logistischer und produktionstechnischer Aufwand, an den Ihr Team vielleicht noch nicht gewöhnt ist. Selbst wenn es inzwischen Erfahrung mit der Durchführung von Online- und Offline-Events hat, wird es mehr Arbeitsstunden dauern, beides gleichzeitig abzuliefern. Planen Sie genügend Zeit ein bevor Sie ein Hybridkonzept in Betracht ziehen.
- Zusätzliche Kosten und Ressourcen
Neben einem erhöhen Zeit- und Personalaufwand ist ein hybrides Event mit weiteren Kosten verbunden. Dabei ist es einerlei, ob Sie sich entscheiden, ein internes Team oder eine Produktionsfirma mit der Erstellung und Durchführung Ihrer interaktiven Veranstaltung zu beauftragen. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Sie genügend Budget für eine zuverlässige technische Plattform, die Sie bei der Durchführung der Veranstaltung unterstützt, eingeplant haben. Es gibt viele Möglichkeiten, auch einige recht erschwingliche. Bevor Sie sich jedoch für eine Plattform entscheiden, sollten Sie die Möglichkeiten und Zuverlässigkeit jeder Plattform testen und herausfinden, welche Option für die erwartete Teilnehmerzahl sowie die Größe und das Format der Veranstaltung am besten geeignet ist.
Fazit
Hybrid ist eine Veranstaltung nur dann, wenn das Publikum sowohl online als auch offline präsent ist. Das heißt, es spielt keine Rolle, wie Sie an der Veranstaltung teilnehmen. Wichtig ist, dass Sie zu jeder Zeit interaktiv mitmachen können. Veranstaltungen, wo Sie einfach online nur zuschauen können, sind keine hybriden Events. Der Schlüssel zum Erfolg einer Veranstaltung ist die Interaktion mit dem Publikum. Bei der Planung und Durchführung gibt es dabei einiges zu beachten, aber die Vorteile von hybriden Events überwiegen und mit der Erfahrung kommt auch die Routine.
