Die Umsatzzahlen gehen zurück? Die Unternehmenskommunikation stimmt nicht mehr? Personal muss abgebaut werden? Ein neues Produkt soll am Markt platziert werden, mit weitreichenden organisatorischen Konsequenzen für das Unternehmen und die Mitarbeiter? Change Management Prozesse werden immer aus einem guten Grund angestoßen und meistens viel zu spät. Ist die Krise schon eingetreten, bleibt für Veränderungsprozesse nicht mehr viel Gestaltungsspielraum. Von daher sollte das Unternehmen schon frühzeitig über den Einsatz von Change Management Tools nachdenken.
Um Change Management Prozesse in Unternehmen möglichst schon im Vorgriff einer potenziellen Krise erfolgreich umsetzen zu können, bedarf es eines erfolgserprobten Instrumentariums. Welche Instrumente von Change Management Sie auf jeden Fall in Ihrer Toolbox dabei haben sollten, haben wir im Folgenden Schritt für Schritt für Sie dargestellt:
STEP 1: Diagnose/Analyse
Zu allererst bedarf es einer genauen Analyse der Ausgangssituation. Wo genau liegen die Problemfelder jetzt oder in der Zukunft? Geht es um mehr Kundennähe? Wie gut ist die Unternehmenskultur? Welche neuen Herausforderungen wie z. B. der Einsatz neuer Technologien kommen auf das Unternehmen zu?
Fragen Sie zunächst im eigenen Unternehmen nach. Um hier die richtigen Antworten zu erhalten, können Instrumente wie Interviews, Workshops, Kommunikation via Intranet, persönliche Kommunikation, Kulturanalyse, Visionsentwicklung u. v. m. zum Einsatz kommen. Zudem geben die Unternehmenszahlen Auskunft: Müssen Kosten optimiert werden, stimmen die Kennzahlen noch, werden höhere Absatzzahlen benötigt?
Aber auch die Stakeholder müssen befragt werden. Dies setzt voraus, dass man sie erfolgreich identifiziert hat. Inwieweit ist dieser Personenkreis von Veränderungen betroffen und welche Haltung nimmt er dazu ein. Überwiegen die Skeptiker oder die Befürworter? Mit welcher Kommunikationsstrategie kann ich die Stakeholder für mein Vorhaben gewinnen? Das klassische Instrument hierfür ist die Stakeholderanalyse.
Die Change-Impact-Analyse schließlich fragt, welche Auswirkungen die Veränderungsprozesse auf das gesamte Unternehmen haben? Wie wirken sie auf die verschiedenen Ebenen des Unternehmens? Dies sollte klar sein, um zielgruppenspezifische Change Management Aktivitäten durchführen zu können.
STEP 2: Zielformulierung
Die Analyse ist abgeschlossen und der Veränderungsbedarf ist identifiziert. An dieser Stelle gilt es Ziele zu definieren und eine Zielhierarchie aufzustellen, an deren Spitze die Unternehmensvision stehen sollte. Wo wollen wir hin? Was möchten wir in den nächsten Jahren erreicht haben? Diese Vision wird über das Leitbild und die Unternehmensziele bis in die Funktionsbereichsziele heruntergebrochen und erreicht dort die Ebene der praktischen Umsetzung von Teilzielen, wie etwa Senkung der Lagerhaltungskosten oder Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation.
STEP 3: Umsetzung der Konzeption
Die Notwendigkeit von Change Management ist erkannt und Letzteres soll mittels Change Agent oder Change Manager im Unternehmen implementiert werden. Dies geschieht meist im Rahmen eines Change Management Projektes, welches mit den Instrumenten des Projektmanagements – ganz wichtig hier das Instrument der Strategiekommunikation – durchgeführt wird. Wegen des Umfangs und der zeitlichen Dauer – oft über mehrere Jahre – eines Change Management Projekts ist es nötig, dieses in Teilprojekte zu zergliedern. Die Teilprojekte setzen direkt an den Organisationsstrukturen an. Es gilt für den technischen Bereich der Unternehmung neue Abläufe zu definieren, während im organisationalen Bereich neue Prozesse angestoßen werden müssen, etwa bei der Personalentwicklung oder in der Verwaltung. Wesentliche Grundlage aller Projekte im Rahmen des Wandlungsprozesses aber ist, das es gelingen muss, die Veränderungen über die Instrumente lernende Organisation, Wissensmanagement und Kulturmanagement in die Unternehmenskultur zu überführen. Nur wenn eine positive Einstellung zum Wandel sich dort dauerhaft verankert, wird Ihr Change Management Projekt erfolgreich sein.
STEP 4: Kontrolle
Ein wichtiges Kontrollinstrument ist die kontinuierliche Evaluation des Change Management Prozesses, auch Change Controlling genannt. Hier wird kontinuierlich gemessen, ob die gewählten Maßnahmen zum gewünschten Ziel führen, oder ob Korrekturen nötig werden. Die Evaluation von Change Management Projekten wird in der Praxis gerne vernachlässigt. Dabei ist gerade das regelmäßige Befragen der Mitarbeiter z. B. per Online-Mitarbeiterbefragung eine hervorragende Möglichkeit dem Wandlungsprozess zu mehr Aufmerksamkeit und Akzeptanz seitens der Mitarbeiter zu verhelfen.
