„Studierende müssen es wissen, Wissenschaftliche Mitarbeiter müssen wissen, wo es steht – und Professoren kennen jemanden, der weiß, wo es so steht“, so lautet eine alte Uni-Weisheit. Und das bringt uns auch gleich zu unserem heutigen Thema: Wissensmanagement. Es geht also darum, wichtige Informationen zu organisieren, zu speichern und zu teilen, damit jeder von ihrer Nutzung profitieren kann – also im übertragenen Sinne in die Lages des Professors kommt. In diesem Artikel werfen wir deshalb einen Blick darauf, was Wissensmanagement ist, und vor allem darauf, welche Vorteile es insbesondere für Sie hat, Wissen in Ihrem gesamten Unternehmen zu organisieren. Und nicht zuletzt erfahren Sie, worauf Sie dabei besonders achten sollten.
Definition von Wissensmanagement
Wissensmanagement ist ein organisiertes System von Prozessen, um Wissen und Fähigkeiten zu erfassen und innerhalb eines Unternehmens zu transferieren. Dies erleichtert etwa das sog. Onboarding, das Eingliedern neuer Mitarbeiter oder die Übertragung von Aufgaben von einem Leistungsträger oder Team auf einen anderen.
Die Hauptaufgabe von Wissensmanagement besteht nun also darin, alle verfügbaren Informationen zu speichern und zu verwalten, damit die Mitarbeiter sie leicht finden und selbst verwenden können. Neben der Verwaltung und der Speicherung von Informationen an sich, ist es notwendig, eine Interaktion zwischen den Abteilungen herzustellen und die Mitarbeiter zu ermutigen, Wissen miteinander zu teilen, um eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen.
In einem Umfeld, in dem Mitarbeiter alle Werkzeuge erhalten, die sie für ihren Erfolg benötigen, in dem ihr Wachstum und neue Ideen gefördert werden, ist die Arbeit produktiver. Daher ist Wissensmanagement für Unternehmen jeder Größe sehr wertvoll.
Vorteile des Wissensmanagements
„Wissen ist Macht, aber nichts wissen macht auch nichts.“ Dieser Sponti-Spruch war damals schon falsch und ist es heute erst recht. Denn Wissen, Information sind der Treibstoff der modernen Informationsgesellschaft. Je mehr man davon hat und je mehr im eignen Team davon profitieren (können), desto besser ist es für ein Unternehmen. Aber das ist eine Binsenweisheit, die jeder Manage weiß. Oft scheitert es in der Praxis aber, Sie ahnen es, am Wissensmanagement. Der Hauptvorteil eines ordentlichen Wissensmanagements besteht darin, dass vorhandene Informationen einfach allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Und noch wichtiger, dass dieses Wissen nicht verloren geht, wenn jemand in den Urlaub fährt, krank wird oder gar das Unternehmen verlässt.
Dies kann zu erheblichen Einsparungen im Unternehmen führen. Mitarbeiter können einfach und schnell neue Informationen nutzen und sich aneignen.
Mehr noch: Da Ideen in der Regel einfach an alle kommuniziert werden können, fördert Wissensmanagement Innovationen voranzutreiben und trägt schließlich dazu bei, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen. Das Wissensmanagement kann starke kollaborative Effekte erzeugen, wenn unterschiedliche Kulturen zusammenkommen und Ressourcen teilen.
Nicht nur in global aufstellten Unternehmen fördert Wissensmanagement, die interkulturelle Zusammenarbeit und eröffnet allen Mitarbeitenden durch den Zugang zu umfangreichem Wissen ganz neue Möglichkeiten, um ihre Arbeit besser zu machen und dadurch produktiver zu werden.
Welche Informationen sollten in die Wissensdatenbank aufgenommen werden?
Die Möglichkeiten von Wissensmanagementsystemen sind schier unbegrenzt. In der Regel werden sie aber aus diesen Quellen gespeist:
- Dokumente: Richtlinien, Kalender, Informationen für Arbeitnehmer, Produktinformationen, Informationen zu Veröffentlichungen, Glossare, Reise-, Geburtstags-, Urlaubs- und Schulungsinformationen.
- Teamentwicklung: Best Practices, Strategien, Entwicklungszeitpläne, Taktiken, Präsentationen, aktuelle Projekte, Beschreibungen der Geschäftslogik, verschiedene Metriken. Eine Art Basis von „Lessons Learned“.
- Organisation des Unternehmens: Verträge, Standort- und Kontaktinformationen, Markendetails, Organigramme.
- Unternehmensnachrichten: Nachrichten über Aktualisierungen von IT-Systemen, Werbeinformationen, Medienerwähnungen, Verbrauchertreueindizes (NPS).
- Relevante Informationen aus allen Bereichen, die für Ihr Unternehmen von Nutzen sein können.
Wichtig ist vor allem, dass der Katalog alle Arten von Wissen in ausreichender Menge enthält. Dabei gibt es naturgemäß unterschiedliche Arten von Wissen:
- Offensichtliches Wissen – ist eine Information, die einfach zu formulieren und zu kommunizieren ist, aber oft vergessen wird;
- Verborgenes Wissen – praktische Anwendung des Wissens, das oft übersehen wird;
- Stillschweigendes Wissen – aus persönlicher Erfahrung gewonnen, ist am schwierigsten zu formulieren, das oft nicht geteilt wird.
Merke: Nur Wissen, das auch erfasst wird, kann auch gemanagt werden. Das klingt einfach, ist aber oft der Knackpunkt für das Scheitern von gut gemeintem, aber schlecht gemachtem Wissensmanagement.
Wie man Wissen speichert und überträgt
Verschiedene Arten von Informationen können auf unterschiedliche Weise gespeichert werden – vom Handbuch bis zur Datenbank. Um also das optimale Tool-Set für Ihr Unternehmen zu erstellen, ist es wichtig zu verstehen, welche Arten von Daten im Unternehmen verwendet werden. Dies ermöglicht einerseits, nicht zu viel für unnötige Werkzeuge zu bezahlen, andererseits genau diejenigen auszuwählen, die die Produktivität aller Mitarbeiter steigern.
Wichtig: Menschen ziehen es vor, Informationen über die Kanäle zu erhalten, die für sie bequem zu nutzen sind. Bitten Sie Ihre Personalabteilung doch einmal, Daten zu sammeln und zu analysieren, wie Informationen in Ihrem Unternehmen die Mitarbeiter am besten erreichen.
Der Möglichkeiten, Daten sinnvoll zu verwalten und zu organisieren gibt es viele. Wie und wo das geschieht, hängt natürlich stark vom Unternehmen und den unternehmensspezifischen Anforderungen ab. Um Wissen zu verwalten, können verschiedene Tools verwendet werden, unter anderem:
- Dokumentenverwaltungssysteme – zentralisierte digitale Aktenschränke zum Speichern und Abrufen von Dokumenten. Sie sind einfach zu bedienen und verfügen über einige Sicherheits- und Backup-Funktionen. Diese Systeme haben jedoch eine begrenzte Funktionalität und es fehlt ihnen die Fähigkeit, Daten automatisch zu sammeln und zu analysieren.
- CMS (Content Management Systeme) – Inhaltsverwaltungssysteme ähneln Dokumentenverwaltungssystemen, können jedoch auch Audio-, Video- und andere Mediendateien speichern.
- Datenbanken werden verwendet, um Daten zu speichern, zu analysieren und mit ihnen zu interagieren. Datenbanken haben ein hohes Maß an Sicherheit und dank der Indexierung ist es einfacher, Informationen darin zu finden.
- Data Warehouses sind Unternehmenssysteme, die sowohl aktuelle als auch historische Daten über eine gesamte Organisation speichern und bereitstellen können. Sie sind für Berichte und Geschäftsanalysen sowie für die Umwandlung von Daten in umsetzbare Informationen konzipiert.
- Wikis sind allgemeine Webseiten, auf denen jeder Informationen posten kann. Das sind zentralisierte, leicht zugängliche Aufbewahrungsorte etwa für Produktkataloge oder Geschäftsunterlagen.
- Soziale Netzwerke – werden als Raum für Kommunikation, Bildung von Gruppen und Austausch von Informationen verwendet. Sie können auch verwendet werden, um Unternehmensereignisse und -erfolge sowie das öffentliche Bewusstsein zu dokumentieren.
Wie gesagt, es muss zum Unternehmen und zur Aufgabenstellung passen.
Bedeutung der Rolle eines Wissensmanagers
Ein weitverbreiteter Irrtum ist zu glauben, dass Spezialisten die besten Kandidaten sind, um den Wissensschatz zu pflegen. Erstens sollten sie mit ihrer täglichen Arbeit zu sehr beschäftigt sein und keine Zeit haben, auch noch Daten zu sammeln und zu organisieren. Zweitens fällt es ihnen oft schwer, Informationen für interessierte Kollegen verständlich aufzubereiten.
Hier kommt der Wissensmanager ins Spiel. Er muss kein Experte in allen Bereichen sein, seine Aufgabe ist es jedoch, Wissensressourcen zu schaffen und verfügbar zu machen. Er muss mit der Strategie, den Prinzipien und Technologien des Wissensmanagements vertraut sein, er muss in der Lage sein, sich mit Experten zu beraten und die erhaltenen Informationen für diejenigen, die sie benötigen, verständlich darzustellen. Und das gern auch in Abstufungen, die dem Wissensstand der jeweiligen Kollegen entsprechen.
Schließlich stellt der Wissensmanager sicher, dass das Wissensmanagementsystem ordnungsgemäß aufgebaut und organisiert ist, indem er die Prozesse in der gesamten Organisation strategisch plant und standardisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass Informationen korrekt bereitgestellt und gespeichert werden, damit sie tatsächlich abgerufen und verwendet werden können. Wissensmanagement ist ein interner Service, den Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten und sollte dementsprechend ernst genommen werden. Wenn Sie vorhaben sollten, Wissensmanagement so nebenbei laufen zu lassen – dann lassen sie es lieber und geben das Geld lieber für ein Betriebsfest aus, da ist allen eher mit gedient.
Fazit
Wissensmanagement wird für Unternehmen immer wichtiger. Ein effektives Wissensmanagementsystem schützt und fördert nicht nur den Umsatz, sondern kann auch die Mitarbeiterbindung verbessern, die Produktivität steigern und Innovationen beflügeln.
Wissensmanagementsysteme sollten versuchen, einen zweiteiligen Ansatz zu implementieren: Erstens, die Verwendung von Datenbanken oder Wikis, um offensichtliches Wissen zu sammeln. Und zweitens das Herstellen einer stärkeren Verknüpfung und Etablierung einer besseren Kommunikation zwischen Kollegen, um sie zu ermutigen, verborgendes und stillschweigendes Wissen zu teilen.
