Das Lean Management Prinzip wird gerne angewandt, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in Unternehmen zu befeuern. Dabei steht die Verbesserung der Qualität im Vordergrund, und zwar in allen Unternehmensbereichen und nicht – wie in den Anfängen des Lean Managements – vornehmlich nur in der Produktion. Der Qualitätsanspruch soll in jeder Hinsicht gelebt werden und das gilt auch für das abteilungsübergreifende kollegiale Miteinander. Weitere wesentliche Motive von Lean Management sind: Vermeidung von Verschwendung, Optimierung aller Prozesse und eine wertschätzende Unternehmenskultur. Wie lässt sich der Lean Management-Gedanke nun im Detail auf die einzelnen Unternehmensbereiche herunterbrechen? Wir haben heute für Sie die Bereiche Produktion und Administration (Lean Management im Büro) näher in den Blick genommen.
Nutzen stiften: Lean Management in der Produktion
In der Produktion geht es um die Optimierung der Fertigungsprozesse. Störungen und Hemmnisse treten häufig deshalb auf, weil die sieben Faktoren des Muda nicht berücksichtigt wurden. Mit Muda (japanisches Wort für Verschwendung, sinnlose Tätigkeit) ist jede menschliche Aktivität gemeint, die zwar Ressourcen verbraucht, aber keinen Nutzen stiftet. In Bezug auf die Produktion handelt es sich dabei um die folgenden 7 Verschwendungsformen:
- Materialbewegungen (Transportation), z. B. zu lange Wege von A nach B
- Bestände (Inventory), z. B. keine optimalen Lagerbestände, das Lager ist zu voll oder aber es kommt zu Engpässen
- Bewegungen (Motion), z. B. Bewegungen am Arbeitsplatz, die zu keinem Mehrwert führen
- Wartezeiten (Waiting), z. B. Lieferengpässe, zu wenig Personal
- Verarbeitung (Over-Processing), z. B. veraltete, nicht aufeinander abgestimmte Produktionsanlagen
- Überproduktion (Over-Production), z. B. die Nachfrage wurde nicht richtig eingeschätzt
- Korrekturen und Fehler (Defects), z. B. es fehlt der wache Blick für Verbesserungsmöglichkeiten und Prozessoptimierung
An jedem dieser 7 Punkte kann mithilfe des Lean Management-Prinzips erfolgreich gearbeitet werden, und durch Verschlankung und Optimierung der Produktionsabläufe können deutliche Qualitätsverbesserungen und Ressourceneinsparungen erzielt werden.
Ballast abwerfen: Lean Management im Büro
Der Office-Bereich führt in Bezug auf Modernisierungskonzepte häufig ein Schattendasein. Im Vergleich zu den Verbesserungen in Produktion und Logistik kommen Veränderungen im administrativen Bereich deutlich später oder gar nicht an. Wo liegt nun das mögliche Optimierungspotenzial im Office-Bereich? Im Vordergrund steht der Workflow! Er sollte ungebremst vonstattengehen. Zu lange Durchlaufzeiten können entstehen, weil die technischen Voraussetzungen nicht stimmen oder nicht voll ausgenutzt werden, z.B. Erfassungssysteme oder digitale Ablage. Weitere Gründe sind unklare Zuständigkeiten, Standards wurden nicht ausreichend definiert, der einzelne Mitarbeiter wird bei Routinetätigkeiten immer wieder abgelenkt durch Telefonate oder Sonstiges. Das System der Ablage ist chaotisch, es entstehen Zeitverluste durch langes Suchen. Die Kommunikation in der Abteilung und/oder zwischen den Abteilungen funktioniert nicht ausreichend. Hier gibt es in der Praxis viel Verbesserungspotenzial, um durch den Abbau von Reibungsverlusten, Verschlankung und Optimierung der Abläufe und durch Einbeziehung des Potenzials, das in jedem einzelnen Mitarbeiter steckt, zum Lean Office zu kommen.
Erfolgreiche Umsetzung der Lean Philosophie in Ihrem Unternehmen
Die vielen Vorteile des Lean Management-Prinzips lässt sich in Ihrem Unternehmen auch in die Praxis umsetzen, wie z. B. eine konsequente Neuausgestaltung der Logistikkette oder die Anschaffung leistungsfähigerer, miteinander vernetzter Maschinen. Auch im Büro führen Maßnahmen wie die Einführung einer einheitlichen EDV oder die Entlastung der Mitarbeiter von störenden Einflüssen während ihrer Tätigkeit zu einer höheren Effizienz und letztlich zu mehr Qualität. Dauerhafter Erfolg für die Umsetzung von Lean Management in den unterschiedlichen Bereichen Ihrer Firma ist allerdings nur dann garantiert, wenn es gelingt, alle Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie gerade stehen, und sie zu motivieren den Weg des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses aufgeschlossen und aufmerksam mitzugehen. Dies kann erreicht werden durch:
- Team-Workshops
- Incentives
- ein betriebseigenes Vorschlagswesen
- eine 360-Grad-Feedback-Kultur
- ein positives, wertschätzendes Betriebsklima
Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, das ihre Anregungen stets willkommen sind, so ist dies die beste Garantie für eine erfolgreiche Umsetzung der Lean Management-Philosophie in Ihrem Unternehmen.
